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Pas le temps de lire un article ? Allez donc faire un tour dans notre rubrique "M.A.P", des billets à découvrir en moins d'une minute !

Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 28/06/2017
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 06/05/2017
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 08/03/2017
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 05/02/2017
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 22/01/2017
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 28/12/2016
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 21/11/2016
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 07/11/2016
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 03/11/2016
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 23/03/2016
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 30/01/2016
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 04/01/2016
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 16/11/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 31/08/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 19/06/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 17/05/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 04/05/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 24/04/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 07/04/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 24/02/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 12/01/2015
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 30/12/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 14/12/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 07/12/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 26/11/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 16/11/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 29/10/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 11/10/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE
Publié le 05/10/2014
Auteur :
Jean-Olivier ALLEGRE

Cette année je réussis mon Entretien Annuel !

Temps de lecture estimé: 
4 minutes

Période de l’année parfois éprouvante, tant pour les managers que les salariés que celle des « Entretiens Annuels ». Nous vous proposons quelques rappels de structures et de méthodes permettant de faire de cet entretien ce qu’il aurait toujours du être : un moment privilégié d’échanges sur le cœur de métier, et non un temps de crispations, d’amertumes et de rancœur…

Nos expériences de formations de managers à la conduite de l’EA (Entretien Annuel), mais aussi d’ateliers de préparation de salariés mettent en évidence que les malentendus sont nombreux, et qu’avec du savoir-faire, cet EA (re)devient ce temps fort du management qu’il ne devrait jamais cesser d’être.

 

Structure et méthode sont les deux points clefs permettant un déroulé riche favorisant les échanges. Sans ces 2 points de départs, le risque est grand à la fois de se disperser mais surtout d’appauvrir ce temps fort du management

 

AVANT L’ENTRETIEN : ANTICIPER, PREPARER, INFORMER

Tout EA doit faire l’objet d’une communication 2 ou 3 semaines à l’avance. A la fois pour préciser le lieu (un endroit calme où nous ne serons pas dérangés), la durée, mais aussi et surtout pour en expliquer le sens, les enjeux et le déroulé ainsi que pour répondre aux éventuelles questions que se posent les personnes de l’équipe.

Cette information peut se faire tout aussi bien en collectif qu’en individuel, et l’on préfèrera l’une ou l’autre selon la taille de son équipe et les contraintes de temps dont on dispose.

L’important à retenir ici est que chacun doit PREPARER son EA. Aussi bien le manager, que le salarié ; la clef étant de remettre de l’ordre dans les événements, les faits, les temps forts, les points de progrès professionnels, les difficultés, etc… Sans préparation l’EA risque bien de sonner creux… Et nous insistons lourdement, cet entretien doit être préparé par les 2 parties !

 

ENTRETIEN TEMPS 1 : Accueil et cadrage de l’entretien

C’est au manager d’engager ce temps d’échange qui donnera la parole à 70% à la personne évaluée. Il est important ici de redonner le sens et le déroulé de l’entretien et peut-être de répondre aux dernières questions. Moment de convivialité et d’accueil avant de démarrer, qui donnera aussi la tonalité et le tempo de l’entretien.

 

ENTRETIEN TEMPS 2 : Rappel des objectifs de l’année écoulée

Passage rapide, mais nécessaire et cadrant, car il permet au manager et au salarié de valider les objectifs, autrement dit de se rappeler de quoi on va parler et ce qui a (aurait du) orienter l’année du salarié.

 

ENTRETIEN TEMPS 3 : Ouverture générale

C’est LE moment d’échange privilégié qui permet (enfin) au salarié de parler de son année, de ses ressentis et de son vécu. Il est important, pour favoriser la parole, de donner des pistes de thèmes à aborder dans ce moment : parler de son métier, de son rapport avec ses collègues, de son entreprise, de la stratégie, du management, des clients, etc… Ce ne sont pas les sujets qui devraient manquer, car avoir (enfin) l’opportunité de faire le bilan de son année professionnelle est un moment important de motivation et (normalement) d’écoute de la part de son manager. Sur les thématiques choisies, il sera aussi nécessaire de toujours commencer par les points positifs avant d’aller vers les points plus délicats ou difficiles à vivre, car cela créera une dynamique favorisant les échanges. Le manager sera ici en posture d’écoute et de demandes de précisions. Il laissera TOUJOURS LE COLLABORATEUR S’EXPRIMER EN PREMIER, puis apportera ses compléments afin d’ancrer cette dynamique d’échange et montrer à la fois de l’attention et de la reconnaissance à la personne évaluée.

 

ENTRETIEN TEMPS 4 : Evaluer les compétences

Moment à la fois crucial, car on parle du cœur de métier de la personne, en détail : ses missions, ses tâches, ses compétences, ses responsabilités, son savoir, son savoir-faire, etc… Mais aussi (trop souvent) délicat, quand les missions, tâches et compétences ne sont pas clairement formalisées… L’évaluation des compétences se réalise toujours en commençant par demander au salarié sa propre évaluation et de factualiser, argumenter ce niveau de compétence ; le manager donnera ensuite sa propre appréciation et ses éléments. L’échange est alors riche, car, à nouveau le salarié peut enfin parler de son cœur de métier, autrement dit de ce qui occupe 8h par jour (voire plus) de son quotidien professionnel.

 

ENTRETIEN TEMPS 5 : Evaluer les comportements

Nouveau temps riche et fort trop souvent mis de côté, tant par les entreprises que par les managers. Et pourtant, pouvoir évoquer le savoir-être et les valeurs de l’entreprise ou de l’équipe est un point clef (pour en savoir plus sur la culture d'entreprise et les valeurs cliquez iciI). Qui n’a jamais vu dans son équipe une personne très compétente perdre du crédit par un savoir-être inapproprié ou par des maladresses relationnelles ? Cette partie est certainement la plus délicate quand l’entreprise ne définit pas précisément ses valeurs mais surtout les comportements attendus tant en interne que dans la relation client.

 

ENTRETIEN TEMPS 6 : Evaluer les résultats

Rappelez-vous notre temps 2 où nous avions stipulé « point rapide sur les objectifs écoulés ». Pourquoi ne pas avoir approfondi à ce moment là ? Tout simplement parce qu’un résultat sans connaissance du contexte et du vécu de la personne (ou de l’équipe) ne signifie strictement RIEN ! Par contre, aborder les résultats à partir de tout ce qui a pu être échangé et partagé dans les TEMPS 3, 4 & 5 donne (enfin) de la profondeur et de la pertinence non seulement aux résultats, mais aussi et surtout à leur analyse commune et à l’évaluation posée par le manager.

 

ENTRETIEN TEMPS 7 : Objectifs pour l’année à venir

Nouveau point clef puisqu’il orientera à la fois l’année professionnelle de la personne, mais également le niveau de performance attendu, et en creux, la qualité de la relation entre le manager et son équipe. Nous voyons ici très fréquemment trop de flou, d’imprécisions, voire même des missions qui sont sans objectifs, sans indicateurs ou élément pour mesurer… Cela reste très dommageable car une cible mal définie oriente mal une année, voire crée des tensions inutiles. Il est à noter que si le manager doit faire un travail préalable de qualité, le jour de l’entretien, le salarié doit lui aussi être pro actif sur la qualité et la pertinence de ses objectifs qui peuvent porter à la fois sur de la performance, mais aussi sur des progressions de compétences, de comportements, etc…

 

ENTRETIEN TEMPS 8 : Formations

Les différents éléments abordés permettent alors de clarifier et fixer des besoins en formations à la fois précis et argumentés, mais surtout pertinents par rapport aux divers points mis en exergue. Renforcer des compétences, ou au contraire rattraper des manques… Il est là aussi important d’impliquer les 2 parties dans la définition de ces formations qui doivent permettre à la fois de gagner en performance, mais aussi en qualité de travail…

 

ENTRETIEN TEMPS 9 : Conclure

Il va de soi que si vous avez suivi les différentes étapes, vous avez échangé de nombreux éléments ! Il est donc nécessaire de prendre le temps de faire un petit retour en arrière pour balayer de manière synthétique les informations partagées. Cela permet aussi de faire une sortie conviviale et de lancer l’année dans une dynamique positive…

 

APRES L’ENTRETIEN : Synthèse

La synthèse est une opération qui appelle souvent bien des questions. Faut-il rédiger pendant l’entretien ? le faire sur un support informatique en direct ?... Il importe d’être à l’aise. Autrement dit, si, en tant que manager vous pouvez gérer à la fois l’entretien, votre prise de notes et la synthèse « just do it ! » ; par contre si vous n’êtes pas à l’aise, prenez vos notes manuscrites puis remettez tout cela en ordre sur informatique. De toute façon, la synthèse sera relue et validée par la personne évaluée, lui permettant de faire des commentaires ou de proposer des corrections. Plus l’entretien a été constructif, plus cet échange sera lui aussi positif.

 

Voici quelques clefs pour votre entretien annuel ! Bien sûr, tout n’a pas été abordé dans ce billet ! Mais il serait impossible de transcrire ici la richesse de formations qui durent 2 jours ! et, évidemment, nombre de questions restent en suspens :

  • Que signifie la signature de son EA ?
  • Comment faire parler une personne qui ne dit pas grand chose ?
  • Comment définir des objectifs pertinents ?
  • Comment faire quand les objectifs de la personne ont changé en cours d’année ?
  • Comment évaluer quelqu'un que j’ai dans mon équipe depuis 6 mois ?
  • Comment parler des points forts ?
  • Comment aborder les points de progrès ?
  • Comment adresser un reproche ?
  • Comment aborder un sujet délicat ?
  • Comment évaluer des compétences sans descriptif de poste ?
  • Comment parler des comportements sans définition des attendus ?
  • Comment définir un objectif qualitatif ?
  • Comment définir des objectifs précis qui ne soient pas un fourre-tout ?
  • Comment fixer des objectifs quand les miens ne le sont pas ?
  • Etc…

Nous y répondons (et à bien d’autres) dans nos formations et ateliers ! Alors n’hésitez pas à nous contacter, d’autant plus que pour les plus affutés d’entre vous, une autre question doit survenir : « et l’Entretien Professionnel » ????? Celui où l’on parle du projet professionnel ????

Vous avez raison, mais ceci sera l’objet d’un autre billet !

Sophie Girard & Jean-Olivier Allègre

 
Tags: 
entretien annuel évaluation
performance
management